数多くの職場でいろいろな会議をみてきました。
なかなか決定しない決め事、幹部の話がやたら長い会社、社長が罵声を浴びせる会議、成績の悪い社員を吊し上げする会社・・・
会議は目標に対する作戦を立て、決定する場です。
もし一人でも「この会社の会議はつまらない」と感じているなら、幹部の人、もしくは会議を担当している上司に素質がないのかもしれません。
ある有名なコンサスタントの方の話で、ダメな会社は会議ばっかりする傾向があるともいっていました。
しかし、会議は会社の今後を話し合う大切な場ですよね。
もし、会議が積極的に「参加したい」と思うような場であればどんなによい場になるのでしょう。
ここでは、参加したくなる会議とはどういうものなのかについて考えてみます。
会議の本質
会議をする中で、一番多い例がエンドレス会議。
会議の終了時間が決まっていない事です。
そんな会議は決めごとが決定するまでダラダラ時間をかけています。
議題の内容はともかく議題の配分を決め、この時間で決定することが重要です。
会議は「コスト」です。
時間配分の中でしっかり決定する事が重要です。
上の人こそ意見しない会議
ダメな会社の典型的例ですが上の人が多く意見を発言し社員は全く意見しない。
そんな会議であれば幹部の人だけで行うべきです。
全員参加の会議をしたいなら会議進行役は会議進行を司り、自分より上の人でも勝手に意見はＮＧにします。
意見は会社の末端社員に言わせるのか一番良いです。
「山の上から見える景色は、森の土の色や臭い、動物の有無や土砂崩れの場所は見えていない」
つまり、立ち位置で見え方が変わり、末端社員の目線は役職者には理解できないものです。
末端社員は会社の礎であり、成功のカギが隠されています。
多くのクライアント・お客様に接しているのです。
そういう人の意見を吸い上げ会社の方向性起動修正するのが目的です。
また、会議の場で発言させることによって責任感を持たせ、確実に実行(行動)させるチャンスを与えます。
仮に物事がうまくいかなかったとしても、次の会議で敗因や得たもの、そして次に生かすことを考えさせ自己の成長に繋げ、結果的に会社の底上げになっていくと思います。
会議は決定の場
楽天の創業者である三木谷は「会議は決定の場」と言いました。
一見「当たり前でしょう」と思いますが、会議をしたからと言って議題を決定できない会社が数多くあります。
決定しなければそもそも無駄な会議。
会議はコストなのです。
決定できない理由は、事前に会議の資料が配られていない。
意見を事前に述べる工夫がなされていないケースがほとんどです。
事前に会議資料を配り意見を準備されることによって、会議は纏めるだけになります。
時間内に決定するし、全員の意見を吸い上げられる。
社員全員が参加した実感が沸きます。
末端社員は「ゲスト扱い」にしては良い会社になりません。
沢山意見が飛び交い時間通りに終わる。
そしてしっかり検証して方向性を変えることが出来る会社が社員に支持される会社ではないでしょうか。
当たり前ですが、つまらない会議なら最初からしないほうがいいですし、無くてもいいですよね。
業績を上げるためには会議から見直す場合が多くあるといえます。
最高の会議が会社の業績を左右させるといっても過言ではありません。